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CONTABILIDAD GENERAL CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR PAGAR INVENTARIOS Y COSTOS

SOLUCIONES INTEGRALES DE SOFTWARE

DESARROLLOS A LA MEDIDA

hb4 Technologies es una Empresa dedicada al desarrollo de apliaciones de Software customizable y a la medida. Contamos con una vasta experiencia en el area de Hoteles, Centros de Convenciones, Salones de Banquetes, Clubes, Restaurantes y Bares.

GESTION DE BANCOS

El sistema posee una gestión de elaboración automática de cheques, transferencias entre bancos, notas debito y crédito y la generación automática de los asientos contables además de proveer al usuario las facilidades para efectuar los procedimientos de conciliación mensual de los estados de cuenta contables con los emitidos por el banco.

El programa ejerce un chequeo mutuo entre la información contable y la información suministrada al computador del estado de cuenta del banco ofreciendo un reporte pormenorizado de las inconsistencias, notas débito y crédito no asentadas en la contabilidad y las no asentadas en el banco, cheques no cobrados y saldos en balance y en el banco. Ofrece menús especiales de consulta y listado de saldos acumulados mensuales y detalle por banco en orden de fecha, o número de cheque, o importe, o por tipo de transacción. Todos los documentos procesados en este módulo generan automáticamente los respectivos asientos contables.

CONTABILIDAD GENERAL

La gestión Contable recibe y procesa en forma automática toda la información desde los diferentes módulos del Hotel. EL modelo de operación de nuestro sistema se basa en interacción directa con Documentos, eso quiere decir que no hay necesidad de recurrir a grabaciones manuales de asientos contables contribuyendo de esa manera a que el usuario no tenga la necesidad de recordar códigos ni nombres de cuentas. HotelnetWeb Contabilidad es un sistema intuitivo y elabora automáticamente los asientos o comprobantes contables de acuerdo a cada proceso dentro de todo el sistema hotelero. Asi por ejemplo, un pago efectuado por un huésped en la caja de recepción generara automáticamente un asiento contable con las cuentas de efectivo y la cuenta huéspedes. Se pueden obtener al instante información de balances generales, estados de operaciones, balance de comprobación, balance de sumas y saldos, extractos de cuentas, extractos por identificación, etc.

Exportación a aplicaciones de escritorio en PDF, Excel, RTF, HTML.
Todos los informes pueden ser enviados a través de correo electrónico.
Procesamiento en línea de todas la Transacciones y actualización automática de todos los archivos involucrados.
Interfaces a todos los módulos que tienen que ver con el sistema contable.
Desde el módulo de Recepción, se generan los asientos de ingresos, traspasos a cuenta ciudad (cuentas por cobrar), depósitos recibidos, depósitos aplicados y para cuando se cuenta con el módulo de gestión teléfonos se generan los asientos de ingresos y el asiento de costos.
El asiento de causación de clientes crédito viene generado automáticamente desde la recepción.
La gestión de inventarios actualiza automáticamente todos los asientos contables y las obligaciones en cuentas por pagar si es producto de compras a crédito o a cuentas definidas de efectivo para compras de este tipo, los asientos de suministros departamentales producto de requisiciones o solicitudes a o los almacenes; los asientos de salidas a puntos de ventas de alimentos y bebidas.
Procesos de control, cuadre y seguridad de asientos.
Facilidad y manejo de pantallas, permitiendo consultas de datos durante el proceso de grabación de movimientos.
No se necesitan procesos especiales de cierre de mes.
El cierre de ejercicio y asiento contable de cierre es generado en forma automática y todos los demás procesos son efectuados automáticamente por el sistema cada primero del nuevo año.
Consultas de detalles de cuentas e identificaciones: consultas de saldos acumulados del ejercicio en curso o de ejercicios anteriores, aun si los planes de cuenta son diferentes para cada año.
Consulta de cualquier tipo de asiento contable de cualquier año de ejercicio de operación del hotel.
El sistema le permite imprimir o exportar cualquier informe de ejercicios anteriores.
Listados del movimiento detallado por cuenta.
Listados del movimiento de cuentas y detallado por Identificación.
Obtener listados de retenciones, compras, gastos, IVA \, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Listados de diferentes tipos de balance general: mes en curso, comparativo mes con mes año anterior.
Diferentes listados de ganancias y/o pérdidas: comparativo mes con presupuesto mes, acumulado año con presupuesto año, mes actual con mes año anterior, saldo mes con presupuesto mes.
Posibilidad de informes en moneda extranjera ($US) (opcional).
Listados de ganancias o pérdidas por puntos de venta.
El Sistema le permite operar múltiples empresas y consolidación.
Maneja diferentes estructuras de planes de cuentas dentro de la empresa. Esto es para cuando se tienen diferentes tablas de cuentas en diferentes ejercicios.
Generación automática de los Libros Fiscales de Ventas, Compras y Libro de Inventarios.

CUENTAS POR COBRAR

Cuentas por Cobrar está directamente conectado a la caja de recepción y a la gestión de contabilidad. Recibe la información automáticamente al procesar salidas o check out a clientes crédito producto de ocupación de habitaciones o consumos en los puntos de venta, al mismo tiempo que elabora el asiento contable de traspasos desde la cuenta huéspedes a la Cuenta Ciudad (City Ledger). Para el proceso de pagos y/o abonos, el sistema elabora automáticamente el recibo de caja y el asiento contable.

El módulo ofrece consultas y listados de balance de clientes, extractos y facturas pendientes por cobrar, análisis de vencimientos de saldos y detalles de vencimientos por cada cliente. Ofrece además la opción de generar facturas en moneda extranjera automáticamente con lo que el usuario tendrá exactamente las mismas opciones de consultas y listados que para moneda nacional. Si hay facturas emitidas en moneda extranjera, el programa controlará que el pago sea efectuado en dicha moneda y elaborará el respectivo movimiento contable. Y si es del caso generará movimiento en la cuenta de ingresos por diferencia en cambio.

Exportación a aplicaciones de escritorio en PDF, Excel, RTF, HTML
Todos los informes pueden ser enviados a través de correo electrónico
Envió a través de correo electrónico de las facturas para cobro a los clientes crédito.
Proceso de facturación automática a través de la caja de recepción.
Interface a la contabilidad para la actualización automática de los cargos, pagos y/o abonos.
Movimiento detallado de las transacciones de los clientes.
Detalle y saldos acumulados de facturas pendientes.
Detalle y saldos de Análisis de Vencimientos.
Si se factura en moneda extranjera se podrá tener acceso a las mismas opciones que para moneda nacional.
Diferentes reportes impresos para el control de las cuentas por cobrar con la contabilidad.
Si cuenta con la opción de facturación en moneda extranjera, podrá imprimir todos los reportes que se obtienen en moneda nacional.
Definición de las cuentas contables que afectan la contabilidad para efectos de facturación,
Procesos para el cálculo automático de antiguedad de saldos por fecha de vencimiento.

CUENTAS POR PAGAR

Cuentas por Pagar está conectada directamente a la gestión de inventarios y a la gestión contable. Recibe del sistema de Inventarios todos los movimientos de causación para pago a proveedores e interactúa con la gestión contable para el control de pagos y abonos a los mismos. Con la elaboración de los cheques, actualiza automáticamente las cuentas y el libro de bancos para la gestión de reconciliación de bancos. Provee consultas y reportes de balance de proveedores, extractos de cuenta de cada uno de ellos, facturas pendientes por cancelas, análisis de saldos y detalle de análisis de vencimientos a 30, 60, 90 y más de 120 días.

Todas las opciones de cargos, pagos y abonos se actualizan automáticamente a través de la gestión Contable.
Exportación a aplicaciones de escritorio en PDF, Excel, RTF, HTML
Todos los informes pueden ser enviados a través de correo electrónico
El sistema ofrece la posibilidad de efectuar los pagos y/o abonos por el proceso de elaboración de cheques. Este permite la impresión del cheque con formato preestablecido y actualiza automáticamente las cuentas involucradas en la contabilidad.
Movimiento detallado de las transacciones de los Proveedores.
Detalle y saldos acumulados de facturas pendientes.
Detalle y saldos de análisis de vencimientos.
Diferentes reportes impresos para el control de las cuentas por Pagar con la Contabilidad.
Acceso restringido para usuarios autorizados.

INVENTARIOS Y COSTOS

Provee el control pormenorizado de todos los inventarios del hotel. El sistema facilita el ingreso de mercancías a través del proceso de compras. Para las salidas maneja separadamente las solicitudes de puntos de ventas, sub-almacenes, requisiciones departamentales y créditos a costo, pues desde el punto de vista de control de costos y conexión a la contabilidad cada una de ellas se gestionan con procedimientos diferentes.

Al ingreso de la mercancía se actualizan todos los inventarios en forma automática utilizando el modelo de precio medio o ponderado. Así mismo se actualizan en línea todas las cuentas contables involucradas en la operación.

Para el proceso de ventas los inventarios y la contabilidad su actualización dependerá del modelo de operación del Hotel, ya sea tradicional (por puntos de venta) o todo incluido. Si las salidas son a sub-almacenes pasarán a hacer parte de un par stock en ese sitio y el inventario allí podrá ser actualizado a través de traspasos a otros o a puntos de venta u otros procesos de créditos.

Si las solicitudes son de suministros, estos irán cargados a cada uno de los departamentos del hotel y desde el punto de vista contable a las cuentas de gastos por concepto definidas en esos departamentos. El sistema provee consultas y listados para el control y cuadre de cada uno de estos procedimientos.

Generación automática de los asientos contables.
La gestión le permite al usuario la posibilidad de control de toda la operación de los inventarios de comida, bebida y suministros.
Permite manejar la operación de múltiples sub-almacenes y puntos de venta.
Si cuenta con interfaz a puntos de venta, puede llevar inventario permanente de ambientes y control diario de costos de C & B, reportes generales de cubiertos por puntos de ventas, análisis de costos y ventas potenciales, resumen de ventas por punto de venta para la auditoria.
Control de recetas estándar de los puntos de venta.
Tratamiento de las transferencias entre los sub-almacenes y entre puntos de ventas o mezclados.
Permite el proceso de todo el movimiento de entrada de las mercancías del almacén, salidas a puntos de venta, suministros departamentales, créditos de C & B y otras salidas, devoluciones de mercancía, procesos de devoluciones desde los ambientes al almacén, procesos de roturas o pérdidas y ajustes de faltantes y sobrantes.
Se introducen las órdenes de compra aprobadas y la recepción de mercancías permite la actualización automática de los inventarios.
Diferentes tipos de procesos y tratamiento contable de salidas: a puntos de venta, Sub-almacenes, suministros departamentales y créditos a costo.
Facilidad y manejo de las devoluciones a Proveedores, o entre ambientes y actualización contable.
Permite el ajuste de inventario por faltantes y sobrantes.
Consultas de Inventario valorizado por orden alfabético, por referencia, y por grupo y subgrupo.
Diferentes consultas de compras por período, por referencia, por grupo y subgrupo.
Consultas del movimiento del Kardex.
Ofrece la opción de ajustar los inventarios en el almacén general y par stocks, ajustes en los meses anteriores por referencia y acumulados por grupos.
Posibilidad de obtener reporte de inventarios de cualquier mes del año y de años anteriores.