Reservaciones - hb4Tech Web Site for hb4 Technologies LLC

SOLUCIONES INTEGRALES DE SOFTWARE

DESARROLLOS A LA MEDIDA

hb4 Technologies es una Empresa dedicada al desarrollo de apliaciones de Software customizable y a la medida. Contamos con una vasta experiencia en el area de Hoteles, Centros de Convenciones, Salones de Banquetes, Clubes, Restaurantes y Bares.

RESERVACIONES Y RECEPCION

El módulo de Reservaciones es el perfecto asistente en el proceso de reservación desde el primer contacto con el cliente. La gestión le permite efectuar reservaciones Individuales, por Grupos, por Empresas con cuentas Especiales, Eventos, Banquetes y Convenciones. El modelo le permite procesar las reservaciones a través de múltiples opciones de pantallas a selección y comodidad del usuario. Así por ejemplo puede usar el planning de habitaciones y seleccionar habitación y periodo de fechas y asignar al huésped previamente una habitación o si solo desea efectuar una reserva sin asignar la habitación puede seleccionar ingresar todos los datos del huésped y asignar la habitación al momento del ingreso; o si es el caso por ejemplo de una empresa o compañía con contratos o convenios especiales, estas se pueden procesar a través de la gestión de empresas con convenio. Si su caso es el de una reservación para un evento o banquete, usted puede usar la opción o módulo de Banquetes y Convenciones.

HotelnetWeb™ Software puede recibir reservaciones a través de correo electrónico sin necesidad de aplicaciones de terceros, su motor de envió y recibo de correos le facilita para ayudarle en una mejor gestión en este tipo de solicitud de reservas. Una vez recibido el nuevo correo y si usted decide procesar la solicitud, con solo un click el sistema le deja lista la ficha de reserva para complementar los datos y efectuar envió de la confirmación al Cliente a través del mismo medio.

Otro tipo de reservación online es a través de la página web del Hotel, si su servicio de hosting está gestionado con nuestra empresa, el sistema le muestra en el módulo de reservaciones todas las reservas recibidas por este medio y el modo de gestión es el mismo para las recibidas por correo electrónico.

Las funciones que el sistema de reservación provee controla la entrada de la información del huésped a la aplicación hotelera, así como el inventario general de habitaciones y la disponibilidad.
El sistema le permite escoger el tipo de tarifa de acuerdo a la fecha de entrada, tipo de habitación, períodos de temporada, planes especiales, contratos corporativos, tarifas rack, tarifas especiales, segmentos de mercado.
Crear una nueva reservación sea asignado directamente la habitación a través del planning de ocupación y reservas, a través de la ficha individual de reservaciones sin asignar habitación.
Reservaciones de Grupos a través de ficha de gestión de grupo, en la cual define los tipos y números de habitaciones, fechas de ingreso y tarifas. Usted puede definir diferentes fechas para las estancias y las tarifas.
Provee opción para gestión de reservaciones para cuentas especiales de empresas con tarifas especiales por convenio.
Opción de reservaciones individuales y de grupos a través de selección de tarifas.
Encontrar y modificar una reservación previamente creada.
Chequeo de disponibilidad de habitaciones.
Asignación de tarifas por estándar (rack rate), planes, paquetes, tarifas especiales, segmentos de Mercado o ingresada directamente por el operador.
Acceso a las reservaciones por diferentes opciones, por nombre, fecha de entrada, de salida, número de reserva, tipo y número de habitación, segmento de mercado, tipo de pago, código de tarifa, procedencia, destino, tipo de depósito, grupos y convenciones.
Listado y control de todas las reservaciones diarias e informes clasificados por operador.
Manejo y recuperación de reservas canceladas, no presentadas.
Interface a procesador de texto (MS-Word) para comunicaciones y circulares a los huéspedes.
Recuperación de la información histórica para crear una nueva reservación de un huésped que repite ocupación en el hotel.
Recuperar reservaciones previamente canceladas por procesos de no presentados (no shows) o por intervención manual.
Consulta de disponibilidad de habitaciones en un período por tipos, números de habitaciones.
Duplica reservaciones para gestión ágil y dinámica de grupos y convenciones.
Transmite confirmaciones por E-mail o Fax.
Reportes impresos de reservaciones individuales, grupos, convenciones, rooming list.
Manejo de hasta 10 períodos de precios para una misma tarifa.
Acceso a consultas rápidas de habitaciones disponibles por tipo o por número de habitación, habitaciones con características o atributos especiales (ubicación, vistas, dotación, etc.) a fin de cubrir necesidades especiales de los huéspedes.
Las reservaciones no presentadas (no shows) son canceladas y las habitaciones que hayan sido reservadas liberadas y adicionadas a la disponibilidad. El proceso de auditoría se encargará de la cancelación de la reserva y ubicar la información en el histórico de huéspedes si esta ha sido de un huésped repetido.
Procesos de depósitos pueden ser aplicados en las reservaciones. Estos depósitos pueden ser gestión de depósitos por reservaciones normales o depósitos en garantía para grupos o empresas con cuentas especiales por convenio.

HISTORICO DE HUESPEDES

El Histórico de Huéspedes es una herramienta de mucha ayuda para la gestión en la recepción y recepción. La gestión de reserva o ingreso de un huésped repetido puede ser más rápida y dinámica si se tiene información histórica de su movimiento en el hotel. Solo basta con ingresar la identificación o el nombre y el sistema le incluirá la información automáticamente en la ficha o registro de un cliente como dirección, datos de contacto, identificación, procedencia, destino, segmento de mercado, preferencias especiales, etc. El departamento de Ventas y Mercadeo puede contar con una completa base de información para sus futuros planes de negocios, planes especiales, comercialización del hotel y de eventos o convenciones, etc.

En adición al histórico de huéspedes, usted podrá encontrar información detallada de grupos y huéspedes tales como el número de estancias, detalle de folios, tipos de pago, facturas procesadas, depósitos recibidos, cuentas por cobrar si son del caso y evolución de los registros de transacciones débitos y créditos así también como observaciones.

BANQUETES Y CONVENCIONES

La Gestión de Reservaciones de Eventos, Banquetes y Convenciones provee las opciones para una completa gestión de convenciones y reuniones en el Hotel.

Permite procesos de Facturación a través del mismo módulo o en la Caja de Recepción a través del Front Desk.
Posibilidad de configurar Habitaciones como Salones de reuniones.
Totalmente integrado al módulo de Recepción y a la Gestión Administrativa.
Procesar múltiples reservaciones de eventos para un mismo salón en diferentes horas del día.
Reservar un evento de más de un día en diferentes salones y a diferentes horarios.
Puede configurar la gestión de banquetes para efectuar múltiples reservaciones pendientes en un mismo salón.
Gestión de Depósitos o Anticipos.
Auto Check-In y generación automática de todos los cargos contratados para el evento (valor salón, equipos audiovisuales, audio, personal de servicio, etc.).
Podrá efectuar cargos en la cuenta desde cualquier Punto de Venta del Hotel.
Proceso de facturación desde cualquier punto de producción del Hotel.

CUENTAS DE HUESPEDES Y CAJA DE RECEPCION

Para HotelnetWeb Software™ Caja de Recepción o Cuentas de Huéspedes, no hay nada más importante que el control de cada Huésped. Una vez ingresado el Huésped o Grupo en el Hotel, el módulo de caja de Recepción o Cuentas de Huéspedes toma el control de todos los movimientos generados en la estancia.

Opciones para cargos manuales cuando estos ocurran.
Procesos de cargos en línea desde los Puntos de Ventas y Tiendas de Miscelaneous.
Generación de Cargos automáticos de Habitación, Paquetes, y cargos predefinidos por el usuario en el proceso de cierre de día.
Direccionamiento automático de cargos a otros Folios.
Transferencia de cargos entre folios de Habitaciones, Maestros, Banquetes, No Huéspedes o Particulares, etc.
Incluir observaciones para los status de presencia del huésped (en la entrada, la estancia, en los consumos en los Puntos de Venta, la salida y en el histórico de Preferencias).
Gestionar cambio de habitación y tarifa cuando ocurra.
Posibilidad de crear nuevos folios (ilimitados) en la misma habitación.
Informes de cierre y reconciliación de movimientos de cajeros por documentos (facturas, recibos de pago, transferencias entre folios, depósitos recibidos)
Reabrir y procesar Facturas. El sistema permite reabrir facturas si el formato de la factura es totalmente elaborado por el sistema, de otro modo si la factura es pre-impresa se procesa es a través de Notas Crédito. Con cualquier de las dos opciones podrá hacer cambios en la factura como nombre huésped, nombre titular de la cuenta, adicionar nuevos cargos, hacer ajustes o descuentos, etc.
Los informes para la reconciliación de cajeros es una parte especial que provee una efectividad de estas opciones. Con cada transacción del cajero, su clave es grabada en todos los registros a fin de proveer al final de cada turno información impresa de sus movimientos y permitir un mejor control de sus cuentas de Balance.
Consultas de Tarifas disponibles en el período de fechas.
Consulta de Histórico de Huéspedes. La Caja de Recepción permite la consulta de Huéspedes alojados en el Hotel, utilizando varios criterios de búsqueda. Para habitaciones con más de una cuenta, el sistema le mostrará información de las cuentas pendientes y no permitirá al usuario habilitar la habitación para servicio de limpieza y venta.
Diferentes Reportes pueden ser obtenidos para la gestión en la Caja de Recepción: cierre de turno, facturas procesadas, recibos de pago, informes de producción y ventas, balances de folios o cuentas, etc.

La función de check out utiliza las capacidades interactivas para que el operador pueda efectuar el proceso en forma satisfactoria.

Selección de la habitación de salida
Selección el folio para cuando hay más de uno en la habitación.
Ingreso del o los tipos de pago. Le permite cancelar cuentas con varias formas de pago hasta cancelar la cuenta.
Gestión de Clientes Crédito (Transferencia a Cuentas por Cobrar).
Impresión del folio y factura.
Reimpresión de Facturas si es del caso.
Reimpresión de Recibos de Caja.
Envió de Factura a través de correo electrónico al cliente o empresa.

AMA DE LLAVES

Las funciones del Ama de Llaves proveen las opciones para el manejo de los estados de habitaciones, asignación para la limpieza, programación, revisión y mantenimiento.

Requerimentos especiales de Huéspedes son impresos cada mañana para alertar al personal de servicio acerca de huéspedes con dormida hasta tarde, toallas extras requeridas, entrega de periodicos en la mañana, mascotas en la habitación, etc.

HotelnetWeb también permite la programación de niveles de limpieza: limpieza ligera, a fondo o simplemente cambio de toallas y lencería, suministro de amenities , etc.

También es posible el cambio de los estados de habitaciones manual o automática de vacantes limpias, ocupadas limpias, en mantenimiento general, parcial, bloqueadas por gerencia, recepción, ama de llaves.

Dependiendo del tipo de central telefónica (PBX) es posible a través de códigos marcados desde las extensiones de las habitaciones cambiar los estados de las habitaciones tales como de vacante sucia a vacante limpia, ocupada sucia a ocupada limpia, y estados de mantenimiento o bloqueo.

AUDITORIA NOCTURNA Y CIERRE DE DIA

El módulo provee opciones para ejecutar las siguientes opciones:

Cargo automático de las tarifas de habitaciones y los impuestos.
Cancelación automática y reporte de no presentados (no shows) y actualización del inventario de habitaciones disponibles.
Auditoria de todos los movimientos detallados y consolidados de los cajeros en los puntos de ingreso.
Informes de recaudación clasificado por tipo de cuenta (efectivo, cheques, tarjetas) detallado y consolidado de todos los cajeros (recepción, puntos de venta).
Control de tarifas de habitaciones asignadas.
Actualización de la información histórica de folios y huéspedes.
Impresión de reportes de balances de huéspedes en casa, folios detallados y consolidados, producción, recaudación, balances de sumas y saldos diario y mensual, informe diario estadístico de habitaciones y clientes y de producción de los diferentes ambientes, depósitos recibidos y aplicados todos ellos programables mediante parametrización.
Generación de comisiones para agencias de viajes y tour operadores.
Inicialización de un nuevo día.
Durante el proceso de auditoría no es necesario detener el funcionamiento del ordenador. El proceso es efectuado en forma transparente. Procesos de check out pueden ser ejecutados aun cuando la auditoria no haya sido iniciada o este en proceso el sistema tomará control de esta situación e informará al operador y procederá a hacer el cargo e iniciar el proceso de check out. No es necesario esperar al cierre de todos los puntos de ventas o ingresos para iniciar el proceso de auditoría.
Todos los informes programados son impresos automáticamente, pero el operador tiene la opción de reimprimir cualquier informe. Opciones para impresión de reportes de auditorías pasadas son incluidas en el menú de reportes.

HotelnetWeb gestión de Auditoria ha sido diseñado para una utilización óptima del Servidor de aplicaciones. Esta utilización permite seguir operando todos los procesos transparentemente durante toda la noche de auditoría. De este modo todos los procesos de Recepción : Check In, Check Out, cargos, pagos, etc., pueden ser efectuados en forma transparente por cualquier usuario. El sistema tendrá el control de que movimientos pertenecen al día anterior y que otros al siguiente día de operación.

Si no cuenta con interface a Puntos de Ventas, HotelnetWeb provee las opciones para cargos y abonos en folios o cuentas. Si por el contrario tiene instalado el sistema de Puntos de Ventas, este llevará el control de los movimientos de ventas y recaudaciónes, y mientras no ocurran cierres de turnos, estas transacciones serán contabilizadas en el día anterior de operación. Si ocurren cierres de turnos, estos movimientos serán contabilizados en el nuevo día de operación.

EL proceso de Auditoría puede ser programado para cierre automático a una hora pre-programada por el usuario, sin necesidad de intervención manual y se mantendrán todas las condiciones mencionadas anteriormente en los párrafos anteriores.

A la finalización del cierre de dia, reportes generados en PDF pueden ser programados para impresión o envio por correo electrónico.